As glosas em termo de fomento são despesas que a administração não aceita como aplicação regular do recurso. O valor glosado volta para a organização devolver, corrigido — e quase sempre quando o projeto já acabou e o dinheiro já foi gasto.
A maior parte das glosas não decorre de uso indevido. Decorre de falha em demonstrar um uso que foi correto. É uma distinção importante, porque significa que quase todas são evitáveis com organização durante a execução.
Despesa fora da vigência
É a primeira da lista em praticamente toda análise. Nota emitida antes da assinatura do termo, pagamento efetuado depois do encerramento, serviço contratado no prazo mas prestado fora dele.
O ponto que gera mais confusão é qual data conta. Alguns instrumentos consideram a data do fato gerador, outros a do pagamento, outros exigem que ambas estejam dentro da vigência. Essa definição precisa ser lida no início, não no fim — e quando o instrumento é silencioso, vale perguntar formalmente à concedente e guardar a resposta.
Caso clássico: despesa de pessoal do último mês de execução, paga no quinto dia útil do mês seguinte, já fora da vigência. Previsível, e resolvível com antecipação planejada.
Remanejamento entre rubricas sem autorização
O projeto previa 20 mil em material e 30 mil em serviços. Na execução, material saiu por 15 e serviços por 35. O total bate, o objeto foi cumprido, e mesmo assim há glosa — porque a realocação não foi formalizada.
Muitos instrumentos admitem remanejamento até certo percentual sem aprovação prévia, exigindo apenas comunicação. Outros exigem termo aditivo. Saber qual é o caso, e cumprir o rito no momento em que o desvio aparece, evita a discussão inteira.
Rateio sem critério documentado
Despesa comum apropriada ao projeto sem memória de cálculo, ou com critério definido no encerramento para fechar o valor disponível na rubrica.
É uma das glosas mais trabalhosas de reverter, porque a defesa exige reconstituir uma lógica que deveria ter sido registrada no momento. O tema tem desdobramentos próprios e está detalhado em como definir e documentar o rateio de despesas entre projetos.
Documento fiscal inadequado
Os casos recorrentes:
- Nota fiscal emitida em nome de dirigente ou de terceiro, não da organização.
- Recibo simples onde o instrumento exige documento fiscal.
- Descrição genérica que não permite relacionar a despesa ao objeto — “serviços prestados”, “material diverso”.
- Documento sem identificação do projeto, quando a organização executa vários ao mesmo tempo.
- Comprovante de pagamento ausente: a nota existe, mas não há prova de que foi efetivamente paga.
Carimbar cada documento com a identificação do projeto no momento do arquivamento resolve boa parte disso e custa nada.
Pagamento em espécie e forma de movimentação
Muitos instrumentos exigem que os pagamentos saiam da conta específica e por meio rastreável, vedando espécie acima de determinado valor ou por completo.
Pagamento em dinheiro a oficineiro, transporte local, compra em feira — situações reais de projeto de campo — viram glosa quando o instrumento não os admite. Quando a natureza do projeto exige esse tipo de desembolso, o caminho é prever isso no plano de trabalho desde o início.
Pessoal e encargos
Apropriar salário integral de alguém que divide o tempo entre projetos, sem apontamento de horas. Deixar de incluir os encargos proporcionais quando o instrumento os admite — glosa invertida, em que a organização perde recurso a que tinha direito. Pagar rescisão com recurso do projeto quando o instrumento não prevê.
Vale verificar também se o instrumento limita remuneração de dirigentes ou estabelece teto por função. É restrição comum e frequentemente descoberta tarde.
Rendimentos e saldo
Recurso parado em conta rende. Esse rendimento pertence ao projeto e precisa estar registrado, com a destinação prevista no instrumento — em geral, aplicação no próprio objeto ou devolução junto com o saldo.
Organização que não registra o rendimento costuma receber glosa equivalente ao valor não contabilizado, mesmo tendo aplicado o principal corretamente.
O que fazer quando a glosa chega
Há prazo para recurso, e ele costuma ser curto. A defesa se constrói com documento, não com argumento: o que demonstra que a despesa foi regular, que o remanejamento foi comunicado, que o critério de rateio existia antes.
Por isso a melhor preparação para um recurso é feita durante a execução. Organização que arquiva com disciplina responde em dias; a que não arquiva passa semanas reconstituindo e, com frequência, perde o prazo.
A Auditium trabalha com auditoria de ONGs e organizações da sociedade civil, incluindo acompanhamento durante a execução de projetos longos, quando ainda há margem para corrigir.
Referências: Lei 13.019/2014 (MROSC).
