Uma entidade recebe recursos públicos, executa o que foi pactuado e apresenta a prestação de contas de convênio no prazo. Meses depois, vem a glosa. Na maior parte das vezes o problema não foi a execução: foi a documentação que deveria tê-la demonstrado.
Quando o instrumento exige parecer de auditoria independente, o trabalho não serve para aprovar as contas — a aprovação é da instância concedente. Serve para verificar, antes dela, se o que os documentos demonstram corresponde ao que foi executado.
A exigência vem do instrumento, não do costume
O primeiro documento a ler não é o balancete: é o termo, o convênio ou o contrato de repasse. É ele que define se há exigência de auditoria, de que tipo, sobre qual período e com qual destinatário.
Financiadores diferentes pedem coisas diferentes. Alguns exigem auditoria das demonstrações contábeis da entidade inteira; outros, parecer sobre a aplicação de um projeto específico; outros aceitam procedimentos previamente acordados sobre rubricas determinadas. Contratar o escopo errado significa pagar por um relatório que o concedente não aceita.
Aderência ao plano de trabalho aprovado
É o eixo do exame. Cada despesa precisa encontrar correspondência numa rubrica aprovada, no valor e na natureza previstos.
As divergências mais comuns não são desvio de finalidade — são remanejamento entre rubricas sem autorização formal. A entidade percebe no meio da execução que precisa gastar mais em um item e menos em outro, faz o ajuste porque faz sentido operacionalmente, e não formaliza. Na prestação de contas, a despesa está correta na substância e irregular na forma.
Vigência: a glosa mais evitável
Despesa com data fora do período de execução é das causas mais frequentes de glosa, e das mais simples de prevenir.
Os casos recorrentes: nota fiscal emitida antes da assinatura do termo, pagamento efetuado depois do encerramento da vigência, e serviço contratado dentro do prazo mas prestado fora dele. A data que importa varia conforme o instrumento — às vezes é a do fato gerador, às vezes a do pagamento —, e essa definição precisa estar clara antes da execução, não depois.
Rateio de despesas comuns
Aluguel, energia, internet, contabilidade e pessoal administrativo atendem a entidade inteira, não a um projeto. Quando parte disso é apropriada ao convênio, o rateio precisa de critério documentado, aplicado de forma consistente durante toda a execução.
Critério definido no fim do período, ajustado para fechar o valor disponível na rubrica, não se sustenta. O que a auditoria examina não é apenas o percentual: é se existe memória de cálculo, se o critério é razoável diante da realidade da operação e se foi o mesmo do começo ao fim.
Movimentação financeira e segregação
A maioria dos instrumentos exige conta bancária específica. Além da exigência formal, a conta separada é o que torna a prestação de contas verificável.
Os pontos examinados costumam ser:
- Se todos os pagamentos do projeto saíram da conta específica, e se nenhum pagamento alheio saiu dela.
- Se os rendimentos de aplicação financeira foram registrados e tiveram o tratamento previsto no instrumento — em geral, aplicação no próprio objeto ou devolução.
- Se a contrapartida pactuada, financeira ou em bens e serviços, foi efetivamente aportada e está demonstrada.
- Se o saldo remanescente foi devolvido ou reprogramado conforme a regra aplicável.
- Se os pagamentos seguem a forma exigida, já que muitos instrumentos vedam pagamento em espécie acima de determinado valor.
O que o relatório entrega — e o que não entrega
O relatório apresenta as constatações sobre os pontos examinados, ou a opinião quando o trabalho é de auditoria. Registra também as limitações: documentos não localizados, períodos sem informação disponível, pontos que ficaram fora do escopo acordado.
Ele não produz quitação, não vincula o órgão de controle e não substitui a análise da concedente, que avalia conforme seus próprios critérios e pode considerar aspectos além do escopo contratado. O que ele faz é permitir que a entidade conheça as fragilidades enquanto ainda há margem para corrigir ou justificar.
Organizar durante, não depois
A diferença entre uma prestação de contas tranquila e uma cheia de glosas raramente está no trabalho de auditoria. Está na organização durante a execução: comprovante arquivado com vínculo ao projeto, rateio decidido no início, remanejamento formalizado quando ocorre.
Para convênios de execução longa ou valor relevante, acompanhar periodicamente em vez de examinar tudo ao final permite corrigir enquanto o prazo ainda existe. Esse acompanhamento costuma ser estruturado como procedimentos previamente acordados aplicados a cada etapa.
A Auditium realiza auditoria em órgãos públicos e entidades da administração no Distrito Federal, com escopo definido conforme a exigência de origem. Para organizações da sociedade civil que executam projetos com recurso público, veja também a página de auditoria de ONGs e OSCs.
Referências: Lei 4.320/1964 e as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicáveis ao trabalho contratado.
